¿Qué es una factura proforma? Significado, usos y ejemplo
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La factura proforma es un documento preliminar que el vendedor envía antes de entregar los bienes o servicios, a menudo antes de cerrar la venta. Indica al comprador qué recibirá y cuánto costará, para que pueda pagar por adelantado, obtener aprobación o preparar el envío.
La respuesta corta
Una factura proforma es un documento detallado, con formato de factura, que se envía antes de la entrega y describe bienes, cantidades, precios y condiciones. No es una factura fiscal ni se registra como venta: cuando la operación se concreta, emites una factura normal.
Cuándo usar una factura proforma
- Para pedir un pago anticipado o un depósito antes de enviar o empezar.
- En comercio internacional, para licencias de importación, cartas de crédito o trámites aduaneros.
- Para la aprobación del comprador, cuando necesita un documento formal para emitir una orden de compra.
- Cuando los detalles pueden cambiar, como el peso final o el costo del envío.
- Para muestras y envíos gratuitos que necesitan un valor declarado.
Factura proforma vs factura
| Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|
| Se envía | Antes de la entrega | Tras confirmar la venta |
| Finalidad | Describir la venta y pedir un anticipo | Cobrar lo que se debe |
| Vinculante | En general no, es una oferta | Sí, registra una venta |
| Impuestos | No es factura fiscal | Puede serlo |
| Contabilidad | No se registra como venta | Se registra como venta |
| Numeración | Referencia propia, p. ej. PF-0042 | Número correlativo |
Un pedido típico sigue este orden: cotización → factura proforma → pago → entrega → factura.
Qué debe incluir
- El título "Factura proforma", bien visible
- Los datos del vendedor y del comprador
- Un número de referencia y la fecha
- Descripción, cantidad y precio de cada concepto
- Envío, seguro e impuestos previstos, y el total
- Condiciones e instrucciones de pago
- La validez de los precios y la entrega prevista
- Para exportar: país de origen, pesos y bultos, Incoterms y códigos arancelarios
- Una nota como "Esta es una factura proforma, no una factura fiscal"
Ejemplo de factura proforma
Montaña Activa S.A. de C.V.
Av. Reforma 900, Ciudad de México
[email protected]
FACTURA PROFORMA
# PF-0042
Facturar a:
Andes Trekking S.A.C.
Av. La Marina 2350, Lima, Perú
A la atención de: Compras
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Mochila de senderismo 40 L | 50 | $38.00 | $1,900.00 |
| Bastones de trekking de aluminio (par) | 60 | $14.50 | $870.00 |
| Flete marítimo y seguro hasta Callao | 1 | $420.00 | $420.00 |
Notas:
Esta es una factura proforma, no una factura fiscal. Precios válidos por 30 días. País de origen: México.
- Subtotal:
- $3,190.00
- Total:
- $3,190.00
Qué ocurre después
El comprador acepta y paga
Paga el importe pedido o envía una orden de compra.
Entregas
Envía los bienes o haz el trabajo. Anota cualquier cambio para la factura final.
Emites la factura definitiva
Crea una factura normal con tu siguiente número y las cifras finales, mostrando el anticipo en importe pagado.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa "pro forma"?
"Pro forma" es una expresión latina que significa "por la forma". Una factura proforma tiene forma de factura, pero se envía por adelantado y describe una venta que aún no es definitiva.
¿Una factura proforma es vinculante?
En general no. Es una oferta de buena fe, no una exigencia de pago. El compromiso llega cuando el comprador la acepta, por ejemplo pagando o emitiendo una orden de compra.
¿Sirve para deducir impuestos?
Por lo general no. La factura proforma no es una factura fiscal y no se registra como venta. Emite la factura definitiva cuando la venta se confirme.
¿Es lo mismo que una cotización?
Se parecen, pero la cotización sirve para acordar un precio, y la proforma es más formal y completa: se parece a la factura final y se usa para pedir un pago anticipado, conseguir financiación o preparar aduanas.
¿Necesita número?
Conviene que tenga una referencia, a menudo separada de la numeración de facturas, por ejemplo PF-0042, para que las proformas que no se conviertan en venta no dejen saltos.
¿Se puede usar en aduanas?
A veces. Algunas aduanas la aceptan, por ejemplo para muestras o envíos con valor aún no definitivo, y suelen pedir después una factura comercial. Consulta las normas del país importador o a tu agente de carga.
¿Cómo hago una factura proforma gratis?
Usa el generador de facturas proforma de invoices.net: rellena la plantilla y descárgala en PDF, sin registro.
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