Cómo hacer una factura: guía paso a paso

Actualizado el 9 de noviembre de 2026

Una factura es el documento que envías a un cliente para cobrar productos o servicios. Una factura clara y completa te ayuda a cobrar antes, mantiene tus cuentas en orden y te protege si surge un desacuerdo. Esta guía repasa cada parte, paso a paso, con un ejemplo que puedes copiar.

Cómo hacer una factura en 9 pasos

1. Elige cómo crearla

   Puedes usar un procesador de textos o una hoja de cálculo, pero tendrás que hacer las cuentas y rehacer el formato cada vez. Un generador como invoices.net te da una plantilla lista, calcula totales e impuestos, numera tus facturas y exporta un PDF limpio.

2. Añade los datos de tu negocio

   Arriba indica quién emite la factura: el nombre de tu negocio (o el tuyo si eres freelancer), dirección, correo y teléfono. Añade tu logo si tienes uno.

   Si estás registrado a efectos de impuestos, incluye tu número fiscal (NIF, RFC, RUC, CUIT u otro, según tu país).

3. Añade los datos de tu cliente

   En Facturar a escribe el nombre de la persona o empresa que paga, con su dirección y, si corresponde, su número fiscal. Si envías mercancía a otra dirección, indícala en Enviar a.

4. Dale un número único

   Cada factura necesita su número para que tú y tu cliente puedan identificarla y para que tu contabilidad cuadre. Numéralas en orden, sin saltos ni repeticiones: 1, 2, 3 o FAC-0001, FAC-0002.

   Si tu cliente te dio un número de pedido, añádelo. Muchas empresas no pagan sin él.

5. Indica la fecha y las condiciones de pago

   La fecha es el día en que la emites y el vencimiento, cuando esperas el pago:

   • Al recibir: pago inmediato. Común en trabajos pequeños.
   • 7 o 14 días: común entre freelancers.
   • 30 días: lo habitual entre empresas.

   Escribe siempre la fecha exacta para que no haya dudas.

6. Detalla productos o servicios

   Añade una línea por concepto: descripción, cantidad (unidades, horas o días), precio e importe. Sé específico: "Diseño de logo, 3 propuestas y 2 revisiones" es mejor que "Trabajo de diseño".

7. Añade impuestos, descuentos y envío

   Debajo muestra el subtotal, los descuentos, los impuestos, el envío y el total. Si el cliente pagó un anticipo, muéstralo en importe pagado para que el saldo pendiente sea lo que aún debe.

   Las reglas de impuestos dependen de tu país y del de tu cliente. Si tienes dudas, consulta a tu contador o a la autoridad fiscal.

8. Explica cómo pagarte

   En las notas o condiciones indica las formas de pago: transferencia, enlace de pago, PayPal, tarjeta. Añade cualquier otra cosa importante, como un recargo por demora si lo acordaron antes.

9. Revisa, descarga y envía

   Comprueba nombres, importes y fechas, descarga la factura en PDF y envíala por correo o directamente desde invoices.net. Guarda una copia y márcala como pagada cuando llegue el dinero.

Ejemplo de factura

Así se ve una factura completa de una diseñadora freelance:

Qué debe incluir una factura

Las reglas exactas dependen de tu país, pero una factura profesional casi siempre tiene:

• La palabra "Factura" bien visible
• Nombre, dirección y contacto de tu negocio
• Tu número fiscal, si estás registrado
• Nombre y dirección del cliente
• Un número único y correlativo
• Fecha de emisión y de vencimiento
• Descripción, cantidad y precio de cada concepto
• Subtotal, impuestos, descuentos y total
• Instrucciones de pago

¿Necesitas otro documento? Una cotización o un presupuesto van antes del trabajo, una factura proforma pide el pago antes de la entrega, un recibo confirma el pago y una nota de crédito corrige o devuelve parte de una factura.

Errores comunes

• No poner fecha de vencimiento. "Pagar pronto" significa pagar tarde.
• Repetir o saltar números. Confunde a tu cliente y a tu contabilidad.
• Descripciones vagas. "Servicios" invita a hacer preguntas.
• Olvidar los datos de pago. Si hay que preguntar cómo pagar, se paga más tarde.
• Enviar un archivo editable. Envía un PDF o un enlace.
• Facturar tarde. Cuanto antes factures, antes cobrarás.
• No hacer seguimiento. Un recordatorio amable resuelve la mayoría de los retrasos.

Preguntas frecuentes

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